POLÍTICA DO CANAL DE DENÚNCIAS (PCND)
1 OBJETIVO
Estabelecer as diretrizes e procedimentos do Canal de Denúncias do Grupo Supertex destinado a recepcionar relatos, denúncias, críticas e sugestões de qualquer natureza.
2. ABRANGÊNCIA
Aplicável a todos os colaboradores, lideranças, gestores, terceiros (fornecedores e prestadores de serviços), clientes do Grupo Supertex e comunidade em geral.
3. RESPONSABILIDADES
3.1 Alta administração
Aprovar esta política, bem como apoiar a sua efetiva implementação.
3.2. Comitê de Tratamento de Denúncia
3.1.1 Da Constituição
O Comitê será composto por 6 (seis) membros, todos indicados pela Alta Administração da empresa, os quais devem representar as seguintes áreas: de gestão, de jurídica externa compliance, jurídica externa trabalhista, da qualidade, do recursos humanos e da tecnologia da informação.
3.1.1.1 Da participação nas averiguações
Havendo necessidade o comitê de averiguação definido em reunião, poderá solicitar a participação de um (a) gerente para o levantamento das informações referentes à denúncia. Como exemplo, podemos citar e reforçar sobre a Lei nº 14.457, de 21 de setembro de 2022 a qual informa que poderemos envolver o representante do SESMT em denúncias de assédio sexual ou violências no ambiente de trabalho.
3.1.2 Do quórum de votação
Os membro do comitê de tratamento de denúncias poderão realizar as tomadas de decisões (votar) frente ao quórum mínimo de 5 membros, isso para hipóteses de férias, afastamento e/ou impossibilidade de comparecimento. Ainda, se houver algum caso de quórum em número par (empate), prevalecerá à aplicação da penalidade mais branda.
3.1.3 Dos deveres dos membros
Participar ativamente do Comitê;
Comunicar previamente a coordenação do Comitê, eventuais ausências nas datas de realização das reuniões;
Agir com isenção e responsabilidade em suas recomendações;
Relatar a coordenação do Comitê quaisquer situações de conflito de interesses que impactem o desempenho de suas deliberações;
Avaliar e discutir os resultados das apurações dos relatos;
Constituir e convocar grupos de trabalho, quando necessário, para subsidiarem as atividades de investigação e decisões do Comitê
Deliberar acerca das regras de consequência e melhorias para o Grupo Supertex.
Para o desenvolvimento do trabalho serão assegurados ao comitê:
I. Independência e autonomia para cobrar soluções para as demandas apontadas pelos usuários;
II. Recursos financeiros, humanos, materiais e instalações adequadas para o seu funcionamento;
III. Serviços de comunicação que assegurem a interatividade com a comunidade em geral (site, telefone, e-mail e atendimento pessoal)
IV. Ter livre acesso a todos os setores do Grupo e seus responsáveis.
3.3.Ouvidor
A função de Ouvidor do Grupo Supertex será exercida por colaborador, com reputação ilibada e reconhecida competência profissional, a ser nomeado por prazo indeterminado pela alta administração e registrado em ata.
Parágrafo único - O Ouvidor será substituído em seus afastamentos temporários e impedimentos eventuais, pela analista de qualidade.
Compete ao Ouvidor do Grupo Supertex:
I. Gerir o Canal de Denúncias e assegurar que todos os relatos recebidos por este meio, ou através de qualquer outro, sejam registrados e apurados com independência, imparcialidade, metodologia e amparo legal, garantindo confidencialidade, anonimato quando solicitado, e proibição de retaliação ao denunciante;
II. Receber, ouvir, analisar, encaminhar, responder as reclamações, dúvidas, denúncias, pedidos, elogios, sugestões, dentre outras demandas de colaboradores e demais usuários e interessados, repassando-os ao Canal de Tratamento de Denúncias ou aos respectivos setores.
III. Agir com imparcialidade, transparência, integridade e respeito;
IV. Atuar com agilidade e precisão;
V. Exercer suas atividades com independência e autonomia, buscando a desburocratização;
VI. Guardar sigilo profissional
VII. Possuir capacidade para assumir as funções previstas, envolvendo responsabilidade, discrição e organização;
VIII. Ter desenvoltura para se comunicar com os diversos setores do Grupo;
IX. Conhecer a estrutura organizacional do Grupo;
X. Ter conhecimento dos Códigos e Políticas do Grupo Supertex;
XI. Promover a comunicação eficaz;
XII. Agir com transparência administrativa;
XIII. Acompanhar as providências adotadas, cobrando soluções e mantendo o cidadão/usuário informado de suas demandas e das providências adotadas;
XIV. Responder com clareza as manifestações e demandas dos cidadãos e usuários;
XV. Outras funções previstas nesta Política e nas demais Normas do Grupo Supertex.
3.4. Colaboradores
Relatar ao superior imediato, membro do comitê de tratamento de denúncias, ou por meio do Canal de Denúncias, sempre que tiver conhecimento de violações cometidas por outros indivíduos;
Efetuar apenas relatos de boa-fé;
Assinar o termo de confidencialidade e cooperação sobre as informações que tiverem acesso.
4. CANAL DE DENÚNCIAS
O Grupo Supertex disponibiliza um Canal de Denúncias aos seus colaboradores, lideranças, gestores, terceiros (fornecedores e prestadores de serviços), clientes e comunidades em geral, como uma ferramenta de interlocução proativa, transparente, independente e imparcial para o reporte de violações ou suspeitas de descumprimento de leis, dos temas descritos no Código de Conduta e Procedimentos Interno (CCOP), o Código de Conduta e Ética (CCE) e políticas, ou ainda condutas que contrariem as boas práticas. O canal também poderá ser utilizado para o envio de críticas e sugestões de qualquer natureza.
O Canal de Denúncias está disponível 24 horas, todos os dias da semana, através do site externo.
Este Canal é próprio e operado dentro do ambiente de rede e domínio do Grupo Supertex. O recebimento de relatos e captura das informações são realizadas diretamente por nossa empresa. Através do Canal de Denúncias é possível formalizar o relato de forma anônima, ou seja, sem a necessidade de identificação do denunciante. Esta ferramenta está divulgada no Código de Conduta e Ética (CCE) e no site do Grupo.
5. NÃO RETALIAÇÃO
O Grupo Supertex está comprometido em proteger de retaliação qualquer denunciante que, agindo de boa-fé, tenha feito uma denúncia/relato ou esteja ajudando em uma investigação, mesmo que, ao final, a denúncia seja considerada improcedente.
6. FASES DE UM RELATO/DENÚNCIA
Para utilizar o Canal de Denúncias o usuário deverá proceder conforme o processo P.73 – Canal de Denúncias – Rev.2, o qual contempla cada etapa, responsável e modo de realização apresentado nesta política como Apêndice I.
Nota 2: Todos os setores do Grupo Supertex, sempre que necessário, deverão prestar apoio e assessoramento técnico às atividades do Comitê de Tratamento de Denúncias.
Parágrafo único - Todas as informações referentes aos protocolos das demandas apresentadas no Canal de Denúncias do Grupo Supertex estarão sob sigilo e confidencialidade, somente tendo acesso o Ouvidor.
7. PRAZO